公司印章法律风险管控七诀

  行业咨询     |      2020-09-14 15:49

印章风险是公司管理的重大法律风险之一,很多企业都建立了管理流程和管控办法,但企业老板对印章的管理仍然放心不下,管控尺度难以把控,印章管理疏失无法避免,由此带来的纠纷及损失不时发生。如何最大限度地减小公司印章管理的风险和损失?本文在长期企业管理和风控实务经验的基础上,针对印章管理的盲区和焦点,提出针对性的、实操性的解决办法。

 
 
 

 

01 

印章数量——“三减”

 

公司运转的必备印章包括公章、财务专用章、法人章、发票专用章等。除了这些必备印章外,有些公司尤其是集团公司因为各种需要还刻有很多其他印章,比较常见的有合同专用章(有的甚至有多枚合同专用章并编有序号),还有人力资源部、行政部、采购部、销售部、工程部等部门章,项目章等。

公司的印章并非越多越好,印章越多,管控难度越大,法律风险越大。因此,除公司运转必备印章外,尽量减少其他印章的刻制和使用。

一减合同专用章,对外签署合同使用公章即可,不建议专门刻制和使用合同专用章;

二减部门章,部门章除必须使用的外,一般不刻制和使用。因为使用任何一枚印章包括部门章对外出具文件的,由此产生的法律责任一般都是由公司来承担的。

三减其他印章,除必须使用外,一般不刻制和使用其他印章。

02

公章刻制——“二密”

 

目前,仿刻印章很简单,并且可以达到鱼龙混珠的程度,李鬼冒充李逵,一般要通过司法鉴定才能分清真假。面对盖有自己公司公章的合同或其他文件,我们难以直观地判断其真伪。此类印鉴纠纷不少,涉案金额一般都比较大,带来的损失不小.

因此,公章刻制要做到二密:

一是加密。在公章刻制完成,备案使用前,先进行适当的加密,即在印章上做暗标,如对笔划或图形作细小的修改,以使该印章具有自己的独特暗记。有了上述公章的暗记,我们就可以一眼识李鬼,最快速、简便地识别盖章文件的真伪。

二是保密。上述公司加密暗记应作为公司机密,加以保护,除办理加密的人及老板外,控制知情范围。

 

 

03

印章使用——“五有”

 

印章使用,做到五有:有申请,有时间,有批准,有台账,有备份。

其一要有申请人,要有明确的使用单位和经办人;

其二要有批准人,按照公司管理权限,经批准人批准后用印;

其三要有时间,既要有用印的时间记录,用印文件上更要载明该文件的签署日期。

其四是做好用印台账,详细记录用印单位、用印人、批准人、相对方、用印时间、用印数量等。

其五要做好文件备份,除涉密文件外,一般用印后的文件均须备份存档。

 

04

印章保管——“三专”

 

一是专人。公司印章专人管理。掌印人很重要,选好选对掌印人,是做好印章风险管控的重要一环。

有的老板从安全的角度,自行掌管或者委托自己的亲戚等最信得过的人掌管。自行掌控影响到使用效率,并且难以留下使用痕迹。委托亲戚管理只注重了安全性,容易忽略印章管理人的其他素质要求。

选好印章的管理人,要综合考虑安全性、责任心、稳定性。印章管理人既要信得过,还要拿得起,还能留得住。老板信任是前提;印章管理人还应当具备较强的责任心,要有认真、细致、踏实的工作作风,能够担当起印章管理的职责;还要有较好的工作稳定性,印章管理人频繁变动,印章交接容易产生风险,也使印章风险的责任难以区分。

是专柜。有的老板将公司印章放在随身携带的公文包里,有的放在办公桌上,有的锁在办公桌抽屉里,这些“皮包印章”“桌面印章”“抽屉印章”的风险很大。近些年来发生的不少纠纷均是印章被偷盖,公司查无用印记录。尤其是部门章、项目章,保管更加随意。因此,应实行印章专柜保管,公司印章必须设置保险柜,开柜使用,用完入柜,密码保管。

三是专区。印章保管的保险柜不应直接置放在保管人的办公桌边,而应设立公司相对独立的机要区,和繁杂的办公区域相对区隔。

 

05

印章管用——“四责”

 

一是明确职责,明确各类印章的管理人,及其相应的职责、管理制度和流程。公章由公司公章管理人专责管理,财务章由财务负责人专责管理,部门章由部门负责人专责管理,项目章由项目负责人专责管理。

二是承诺履责。签署履责承诺书,约定违规损失赔偿。公章管理人,包括公司、部门章、财务章、项目章的管理人均应签署专门的履责承诺书,载明管理的起始时间,声明已经知晓公司印章管理制度,保证履行管理职责,承诺违反管理规定造成公司损失的承担赔偿责任。

三是双签定责。部门章、项目章在使用时均须做到双签:即部门负责人、项目负责人签字,加盖部门章、项目章;违反双签规定的,对部门负责人、项目负责人予以处分,造成公司损失的,责令赔偿。

四是终身追责。部门章、项目章均由申请用章的部门负责人、项目负责人在批准后刻制、保管、使用,该部门负责人、项目负责人调动或离职时,该章同步封存。由新的部门负责人、项目负责人按照需要启用新印。部门负责人、项目负责人对其申领的印章“终身”负责。

 

06

印章监管——“二新”

 

在传统的制度管控、审计监督等的基础上,结合新形势、新技术创新管理方法。

一是视频监控。设立印章管理专区后,对于专区可以实行视频监控,将印章保管专柜、开柜、用印、入柜、备份等过程均置于视频监控之下,实现实时、音像管控。

二是使用电子印鉴。信息化建设得较好的公司可以使用电子印章,对于采购、销售、服务等日常经营项目,制订格式合同,进行网上审核,使用电子印章。

 

07

印章管理“三特”

 

一是空白文件的用印问题。空白文件用印风险巨大,很多公司明令禁止,但实际上禁而不绝。

对于空白文件用印,须予禁止。如特殊情形确实需要的,应严加监管:其一提高用印审批权限;其二是专用专管,由申请人专责领用、填写、交付、回收;其三对于用印的空白文件予以编号;其四绝对禁止空白交付,须由申请人填写相关内容,然后拍照回传审批,经批准后方可向外交付,绝对禁止将用印后的空白文件对外交付;其五,限期收回,限期使用,期满收回,将使用过的文件收回存档,或将空白文件收回缴销。

二是公章携带外出问题。一般应禁止公章外携,确实需要的,应当专人携带,双人监督,使用密封袋保管,用时开封,用完加封。

三是公司承包、租赁、并购的印章管理。公司承包、租赁、并购的合同中,应设专门的印章条款。将公司整体、或某一业务版块对外承包经营的,公章应仍由公司掌管,承包人需要使用公司公章的,按公司印章管理规定办理。承包人业务需要的,可经公司批准后另行刻制承包专用的合同章,在公司监督下使用。公司资产转让的,公章不交付受让方。公司控股权转让的,建议将公司原公章封存,由新股东刻制新的公司公章并保管使用。确需移交公章的,转让合同应明确约定公章移交的条件、时点、责任等。